Prompt สำหรับเขียน Email ทางการ (ทุกสถานการณ์)

Email ยังคงเป็นช่องทางสื่อสารหลักในโลกธุรกิจค่ะ แต่การเขียน Email ที่ดีไม่ง่ายเลย! วันนี้มารวม Prompt สำหรับเขียน Email ทุกสถานการณ์กันค่ะ

โครงสร้าง Email ที่ดี

ก่อนดู Prompt มาทำความเข้าใจโครงสร้างก่อน:

1. Subject Line - หัวเรื่อง (ชัดเจน กระชับ)
2. Greeting - คำทักทาย
3. Opening - เปิดเรื่อง (บอกจุดประสงค์)
4. Body - เนื้อหาหลัก
5. Call-to-Action - สิ่งที่ต้องการให้ทำ
6. Closing - ลงท้าย
7. Signature - ลายเซ็น

---

Prompt พื้นฐานสำหรับทุก Email

เขียน Email ทางการ

ข้อมูล:
- ผู้รับ: [ตำแหน่ง/ความสัมพันธ์]
- จุดประสงค์: [ระบุ]
- บริบท: [อธิบายสถานการณ์]
- สิ่งที่ต้องการให้ผู้รับทำ: [ระบุ]

โทน: [สุภาพมาก/สุภาพ/กึ่งทางการ]
ภาษา: [ไทย/อังกฤษ]

ต้องการ:
1. Subject Line ที่ดี
2. เนื้อหา Email
3. ลงท้ายที่เหมาะสม

---

Email ขอนัดประชุม/นัดหมาย

Prompt นัดประชุมครั้งแรก

เขียน Email ขอนัดประชุม

ข้อมูล:
- ผู้รับ: [ชื่อ/ตำแหน่ง/บริษัท]
- ความสัมพันธ์: [ติดต่อครั้งแรก/รู้จักกันแล้ว]
- หัวข้อประชุม: [ระบุ]
- ระยะเวลา: [X นาที/ชั่วโมง]
- รูปแบบ: [ออนไลน์/ออฟไลน์/ยืดหยุ่น]
- วัน-เวลาที่เสนอ: [เสนอ 2-3 ตัวเลือก]
- เหตุผลที่ควรประชุม: [ประโยชน์ที่เขาจะได้รับ]

โทน: สุภาพ มืออาชีพ ไม่กดดัน
ความยาว: กระชับ (150-200 คำ)

---

Prompt ขอเลื่อนประชุม

เขียน Email ขอเลื่อนการประชุม

ข้อมูล:
- ผู้รับ: [ชื่อ/ตำแหน่ง]
- ประชุมเดิม: [วัน-เวลา]
- หัวข้อ: [ระบุ]
- เหตุผลที่ต้องเลื่อน: [ระบุ - ไม่ต้องละเอียดมาก]
- วัน-เวลาใหม่ที่เสนอ: [2-3 ตัวเลือก]

โทน: สุภาพ ขอโทษอย่างจริงใจ
ต้องมี:
- ขอโทษที่ต้องเลื่อน
- เหตุผลสั้นๆ (ไม่ต้องแก้ตัวมาก)
- เสนอเวลาใหม่
- ขอบคุณความเข้าใจ

---

Prompt ยืนยันนัดหมาย

เขียน Email ยืนยันการนัดหมาย

ข้อมูล:
- ผู้รับ: [ชื่อ]
- วัน-เวลา: [ระบุ]
- สถานที่/ลิงก์: [ระบุ]
- หัวข้อ: [ระบุ]
- สิ่งที่ต้องเตรียม (ถ้ามี): [ระบุ]
- Agenda (ถ้ามี): [ระบุ]

ต้องมี:
- ยืนยันวัน-เวลา-สถานที่ชัดเจน
- สรุปหัวข้อที่จะคุย
- ข้อมูลที่จำเป็น (ลิงก์ Zoom, ที่อยู่, ฯลฯ)
- เปิดโอกาสให้ถามเพิ่มเติม

---

Email ติดตามงาน (Follow-up)

Prompt Follow-up หลังประชุม

เขียน Email Follow-up หลังประชุม

ข้อมูล:
- ผู้รับ: [ชื่อ/กลุ่ม]
- ประชุมเมื่อ: [วัน-เวลา]
- หัวข้อประชุม: [ระบุ]
- สิ่งที่ตกลงกัน: [ลิสต์]
- Action Items: [ใคร ทำอะไร Deadline เมื่อไหร่]
- นัดประชุมครั้งต่อไป (ถ้ามี): [ระบุ]

ต้องมี:
- ขอบคุณสำหรับเวลา
- สรุปประเด็นสำคัญ
- Action Items ชัดเจน
- Next Steps

---

Prompt Follow-up ติดตามงาน

เขียน Email ติดตามงาน

ข้อมูล:
- ผู้รับ: [ชื่อ/ตำแหน่ง]
- งานที่ต้องการติดตาม: [ระบุ]
- Deadline เดิม: [ระบุ]
- สถานะปัจจุบัน: [ไม่ได้รับการตอบกลับ/ล่าช้า/ฯลฯ]
- ครั้งที่ติดตาม: [1st/2nd/3rd]

โทน: สุภาพ ไม่กดดัน แต่ชัดเจน
ต้องมี:
- อ้างอิงถึงการสื่อสารก่อนหน้า
- ระบุสิ่งที่ต้องการชัดเจน
- เสนอความช่วยเหลือถ้าติดปัญหา
- Deadline ใหม่ (ถ้าจำเป็น)

---

Prompt Follow-up หลังส่ง Proposal

เขียน Email Follow-up หลังส่ง Proposal

ข้อมูล:
- ผู้รับ: [ชื่อ/บริษัท]
- Proposal เรื่อง: [ระบุ]
- ส่งเมื่อ: [วันที่]
- มูลค่า: [ถ้าเกี่ยวข้อง]

เป้าหมาย:
- เช็คว่าได้รับหรือยัง
- ถามว่ามีคำถามไหม
- เสนอนัดคุยเพิ่มเติม

โทน: สุภาพ ไม่เร่งรัด ให้ความช่วยเหลือ

---

Email ขอความช่วยเหลือ/ขออนุมัติ

Prompt ขออนุมัติ

เขียน Email ขออนุมัติ

ข้อมูล:
- ผู้รับ: [หัวหน้า/ผู้มีอำนาจ]
- สิ่งที่ขออนุมัติ: [ระบุ]
- เหตุผล: [ทำไมถึงจำเป็น]
- ผลประโยชน์: [ประโยชน์ที่จะได้]
- งบประมาณ/ทรัพยากร: [ถ้าเกี่ยวข้อง]
- กำหนดเวลา: [ต้องการคำตอบเมื่อไหร่]

ต้องมี:
- สรุปสิ่งที่ขอชัดเจน
- เหตุผลที่ควรอนุมัติ
- ข้อมูลประกอบที่จำเป็น
- ทางเลือก (ถ้ามี)

---

Prompt ขอความช่วยเหลือ/คำปรึกษา

เขียน Email ขอความช่วยเหลือ

ข้อมูล:
- ผู้รับ: [ชื่อ/ตำแหน่ง]
- ความสัมพันธ์: [เพื่อนร่วมงาน/หัวหน้า/ผู้เชี่ยวชาญ]
- สิ่งที่ต้องการช่วย: [ระบุชัดเจน]
- ทำไมถึงมาหาคนนี้: [ความเชี่ยวชาญ/ประสบการณ์]
- Deadline: [ถ้ามี]

โทน: สุภาพ ให้เกียรติ ไม่บังคับ
ต้องมี:
- บอกว่าทำไมถึงมาหา
- ระบุสิ่งที่ต้องการชัดเจน
- บอกเวลาที่ต้องการ
- เสนอทางเลือก (ถ้าไม่สะดวก)

---

Email ขอโทษ/ชี้แจง

Prompt ขอโทษสำหรับความผิดพลาด

เขียน Email ขอโทษ

ข้อมูล:
- ผู้รับ: [ชื่อ/ความสัมพันธ์]
- ความผิดพลาด: [เกิดอะไรขึ้น]
- ผลกระทบ: [ส่งผลอย่างไร]
- สาเหตุ (สั้นๆ): [ถ้าเหมาะสมที่จะบอก]
- วิธีแก้ไข: [ทำอะไรไปแล้ว/จะทำอะไร]
- การป้องกันในอนาคต: [จะไม่ให้เกิดซ้ำอย่างไร]

โทน: จริงใจ รับผิดชอบ ไม่แก้ตัว
ต้องมี:
- ขอโทษอย่างจริงใจ
- รับผิดชอบ (ไม่โทษคนอื่น)
- บอกวิธีแก้ไข
- รับประกันว่าจะไม่เกิดซ้ำ

---

Prompt ชี้แจงความเข้าใจผิด

เขียน Email ชี้แจง

ข้อมูล:
- ผู้รับ: [ชื่อ]
- เรื่องที่เข้าใจผิด: [ระบุ]
- ข้อเท็จจริง: [ระบุ]
- หลักฐาน (ถ้ามี): [ระบุ]

โทน: สุภาพ ให้ข้อมูล ไม่โต้เถียง
ต้องมี:
- ขอบคุณที่แจ้ง/ติดต่อมา
- ชี้แจงข้อเท็จจริงอย่างสุภาพ
- ให้หลักฐาน/ข้อมูลประกอบ
- เปิดโอกาสให้ถามเพิ่ม

---

Email ขอบคุณ

Prompt ขอบคุณหลังประชุม/พบปะ

เขียน Email ขอบคุณ

ข้อมูล:
- ผู้รับ: [ชื่อ]
- โอกาส: [ประชุม/พบปะ/สัมภาษณ์/ฯลฯ]
- เมื่อ: [วัน-เวลา]
- สิ่งที่ประทับใจ: [ระบุ]
- Next Step (ถ้ามี): [ระบุ]

โทน: จริงใจ อบอุ่น มืออาชีพ
ความยาว: สั้น กระชับ (100-150 คำ)

---

Prompt ขอบคุณลูกค้า/พาร์ทเนอร์

เขียน Email ขอบคุณลูกค้า

ข้อมูล:
- ผู้รับ: [ชื่อ/บริษัท]
- ขอบคุณสำหรับ: [การสั่งซื้อ/ความไว้วางใจ/ความร่วมมือ]
- ระยะเวลาความสัมพันธ์: [ถ้าเกี่ยวข้อง]
- สิ่งที่จะได้รับต่อไป: [ถ้ามี]

โทน: อบอุ่น จริงใจ ให้ความสำคัญ
ต้องมี:
- ขอบคุณอย่างเฉพาะเจาะจง
- แสดงความยินดีที่ได้ร่วมงาน
- ยืนยันความมุ่งมั่น

---

Email ปฏิเสธอย่างสุภาพ

Prompt ปฏิเสธข้อเสนอ

เขียน Email ปฏิเสธข้อเสนออย่างสุภาพ

ข้อมูล:
- ผู้รับ: [ชื่อ/บริษัท]
- ข้อเสนอที่ปฏิเสธ: [ระบุ]
- เหตุผล (ถ้าเหมาะสมที่จะบอก): [ระบุ]
- ต้องการรักษาความสัมพันธ์: [ใช่/ไม่]

โทน: สุภาพ จริงใจ ไม่ให้ความหวังเท็จ
ต้องมี:
- ขอบคุณสำหรับข้อเสนอ
- ปฏิเสธอย่างชัดเจน (ไม่คลุมเครือ)
- ให้เหตุผลสั้นๆ (ถ้าเหมาะสม)
- รักษาน้ำใจ (ถ้าต้องการ)

---

Prompt ปฏิเสธคำเชิญ

เขียน Email ปฏิเสธคำเชิญอย่างสุภาพ

ข้อมูล:
- ผู้รับ: [ชื่อ]
- คำเชิญ: [งานอะไร/เมื่อไหร่]
- เหตุผล: [ติดธุระ/ไม่สะดวก/ฯลฯ]
- ความสัมพันธ์: [ใกล้ชิด/ทางการ]

โทน: สุภาพ เสียใจจริง
ต้องมี:
- ขอบคุณสำหรับคำเชิญ
- ปฏิเสธพร้อมเหตุผลสั้นๆ
- แสดงความเสียใจ
- เปิดโอกาสในอนาคต (ถ้าเหมาะสม)

---

Prompt สำหรับ Email ภาษาอังกฤษ

Prompt Email ภาษาอังกฤษทางการ

Write a formal business email in English

Information:
- Recipient: [name/title]
- Purpose: [specify]
- Context: [explain situation]
- Desired action: [what you want them to do]

Tone: [Formal/Semi-formal/Polite but friendly]
Length: [Short/Medium/Detailed]

Requirements:
1. Professional subject line
2. Appropriate greeting
3. Clear and concise body
4. Polite closing
5. Professional signature line

---

เทคนิคเขียน Email ที่ดี

1. Subject Line ต้องชัด

แย่:

• "ประชุม"
• "สอบถาม"
• "ด่วน!!!"

ดี:

• "ขอนัดประชุม Project X - 15 ม.ค. 14:00"
• "สอบถามเรื่องใบเสนอราคา #12345"
• "Action Required: อนุมัติงบประมาณภายใน 10 ม.ค."

---

2. เปิดเรื่องให้ชัด

บรรทัดแรกควรบอกจุดประสงค์เลย

ตัวอย่าง:
"ติดต่อมาเพื่อขอนัดประชุมเรื่อง..."
"เขียนมาเพื่อติดตามเรื่อง..."
"ต้องการขอความอนุเคราะห์..."

---

3. มี Call-to-Action ชัดเจน

บอกชัดว่าต้องการให้เขาทำอะไร

ตัวอย่าง:
"กรุณายืนยันวัน-เวลาที่สะดวกภายในวันศุกร์นี้"
"รบกวนส่งเอกสารมาภายในวันที่ 15"
"กรุณาตอบกลับหากมีคำถามเพิ่มเติม"

---

สรุป

Email ที่ดีต้อง:

1. Subject Line ชัด - บอกจุดประสงค์ทันที
2. เปิดเรื่องตรงประเด็น - ไม่อ้อมค้อม
3. เนื้อหากระชับ - ไม่ยาวเกินจำเป็น
4. CTA ชัดเจน - บอกว่าต้องการอะไร
5. โทนเหมาะสม - ตามความสัมพันธ์และสถานการณ์

ใช้ Prompt ที่ให้ไว้ ปรับตามสถานการณ์ จะได้ Email ที่ดีค่ะ!

---

อยากเรียนรู้การใช้ AI ในการทำงานไหมคะ?

เรามี คอร์ส AI ที่สอนการใช้ AI เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานทุกด้าน ตั้งแต่เขียน Email, สรุปเอกสาร, จนถึงวิเคราะห์ข้อมูล

มี Templates พร้อมใช้มากมาย มีทีมซัพพอร์ตตลอดค่ะ!

ดูคอร์สเรียน AI ทั้งหมด